Elektroniczny obieg dokumentów

Moduł pozwala na ewidencjonowanie pism w postaci elektronicznej oraz ich przekazywanie do pracowników. Każdy dokument wprowadzany jest do platformy poprzez uzupełnienie formularza składającego się z niezbędnych parametrów, które wymagane są do odpowiedniego opisania pisma. Ponadto dokument jest skanowany. Dzięki temu pracownik zajmujący się pismem w każdej chwili ma dostęp do szczegółowych meta danych dokumentu, jak również do załącznika (plik PDF), którego zawartość może zobaczyć bezpośrednio w aplikacji.
 

Rozwiązanie pozwala definiować zależności między pracownikami. Jeden pracownik może posiadać uprawnienia jedynie do elektronicznej rejestracji pisma, natomiast inny może te pisma kierować do innych osób pracujących w firmie. Każdemu użytkownikowi platformy określa się osoby, do których może przesłać otrzymane pisma. Dzięki temu, platforma umożliwia realizację dowolnych ścieżek obiegu dokumentów w firmie. Moduł elektronicznego obiegu dokumentów pozwala na przesyłanie pism do wielu osób.

W każdym momencie w aplikacji można sprawdzić jakie dokumenty wpłynęły do firmy, a jakie były wysyłane przez pracowników. Dla pisma określany jest termin jego realizacji. Pozwala to informować pracowników o sprawach ze zbliżającym się terminem zakończenia. Ponadto w przypadku pism przeterminowanych są one odpowiednio wyróżnione. Po kliknięciu w szczegółowe informacje dotyczące dokumentu, pracownik zobaczy pełną historię pisma, która przedstawia wszystkie etapy jego obiegu, od rejestracji do zakończenia prac nad nim.

Zastosowany w platformie Firma 2.0 system uprawnień umożliwia zdefiniowania wielu profili, które będą odpowiadały potrzebom danej firmy. Jedni pracownicy będą mogli mieć dostęp jedynie do ewidencji pisma, a inni do ich przekazywania do wybranych osób. W zależności od zajmowanego stanowiska pracownik może widzieć jedynie dokumenty przesłane do niego, dokumenty przesłane do wydziału w którym pracuje lub wszystkie pisma, które trafiły do firmy.